企业制度老是打架？三步建个坐标系，让每条规定都有专属地址

东莞洪梅律师获悉

规章制度常常彼此冲突，给每一条制度赋予一个“坐标”，将公司从无序状态拽回到正轨上 ，这可行吗？ ，这能实现吗？ ，这靠谱吗？ !

坦白讲，我瞧见过好多公司因制度呈现出自相矛盾的状况，致使日常运营仿若步入迷宫一般。前些日子，我与友人小李一同用餐，他所在的制造企业因采购合同条款与财务结算办法相互抵触，进而致使一笔金额巨大的订单长时间无法支付款项，供应商叫嚷着要停止供货，现场的生产线停顿了两日，所有人都在寻觅责任人，然而却寻觅不到一条能够统管全局的制度。如此这般的场景并非少见，真正的问题并非是无人撰写制度，而是制度缺乏一个清晰明确的位置，缺乏明确的归属关系，缺乏能够追溯的上下链条。

我感觉去处理这类问题，重点并非是再度撰写十几份细则，反而是给制度构建“坐标系” 。将制度体系弄成三维结构 ：按分层这种方式来告知你论重心处于哪儿 ，通过分分类这种做法来告知你功能边界在啥地方 ，依据分级这种手段来告知你该抵达什么深度 。解决上下冲突的办法是分层，上层制度如同纲，下层制度好似目，下层务必承接且不能冲突；打破部门壁垒的手段是分类，将制度依据功能模块归拢洪梅镇律师，使合同类、财务类、用人类在同一模块下确立统一规则；分级乃是在模块内部依照“原则—流程—操作”的颗粒度施行分配，让每一条制度在体系里拥有唯一定位。把这三者当作一个三维坐标系后，每一条制度都能够寻得自身的 “地址”，而不再是孤立的文本。

拿一个确切实际发生成为现实的、可以看得见摸得着的例子来讲，会更具直观性。我们以前在一家有着众多不同业务线条的集团开展过试点工作，将合同管理单独做成一个模块，首先把集团层面的合同管理原则确定为顶层的制度，接着把劳务合同、工程合同、采购合同等视为二级流程制度，最终把审批表单、样本条款、结算流程制作成具有操作性、可供遵循的细则以及模板。实施之后，原本分散在人力，工程以及财务这三处的合同文本，被统一归口到法律事务部，任何合同类问题，先对照模块总纲查找原则，接着看流程与操作细则，问题定位和责任归属的速度显著提升，供应商争议处理时间也缩短许多。这个案例表明，分类的关键在于按功能而非按部门来归拢，归口管理并非权力集中东莞洪梅律师，而是责任清晰、规则统一。

要留意落地之际操作性的细微之处，以防体系沦为徒有其表的形式。先是要开展制度梳理工作，将既存制度依照“名字方面、当下负责人为准、适用范畴规定、引用上来的制度考量、对业务环节产生的影响”转化为表格形式，这一步骤看起来单调乏味，然而却是后续分层、分类以及分级行动的铺垫基石。其二就得构建起变更以及联动的机制：一旦上层制度出现了更新的情况，务必要具备知晓流程清晰告知下层制度的责任承担者，明确规定修订的时间限制以及校验道路，防止上层一经改动下层却照旧采用旧有的条款从而引发冲突。再进一步来说，需要将制度的执行跟信息化相互结合，运用制度管理相关的目录以及版本控制系统，把每一条制度的生命周期记录下来，把变更记录记录下来，把审批链条记录下来，如此这般才算是真正意义上的可追溯。

诸多企业于实践当中会踏入两个陷阱，其一乃是将分级搞得过于细致，致使“原则”被创作成操作清单，造成规则繁杂且对灵活性产生影响；其二是把分类和部门划上等号，部门出现调整或者人员发生离职便意味着制度失去效力。应对举措是秉持颗粒度与功能相匹配，原则性制度阐述方向与边界，操作性制度给出表单以及流程；分类以功能作为关键，允许职责由多个部门共同承担，然而必须明确模块的归口协调者与最终批准者。简单来讲，制度要有“地址”，但同样要有“看门人”。

于执行节奏这方面，我给出的建议是，先开展具有周期性的小范围试点工作，并非进行一次性的全面改造。能够先行挑选一个痛点最为显著的功能模块，像是合同管理或者费用报销，在六至九十天这样的节奏当中，完成全面梳理、分层确定纲要、分类进行归口、分级制定细则以及一次内部培训，随后运用两至三个月来进行观察修正，最终将成熟的做法推广至其他模块。这种“先试点而后复制”的方式，能够迅速见到成效，降低组织方面的阻力，并且更有益于构建制度迭代的闭环。

技术与组织相互结合将会是未来的发展趋势，在未来的几年当中，会有更多的企业去把制度治理以及数字化工具做深度融合，借助流程引擎推动制度的执行，利用链路追溯来减少人工对接所产生的成本，通过权限以及审批模板确保制度得以遵循。就我个人的想法而言，制度化管理并非是冷冰冰地进行文本堆积，而是要将规则嵌入到人的工作流程当中，能让员工在做事的时候自带制度导航，而并非是在做完事情尔后再去寻找规则。

而后，必须得讲，制度建设除去技术以及方法之外，更是一项文化工程。其落地关键点在于将“制度是来提供助力的”这一观念传递给一线管理者以及员工。唯有当众人目睹制度能够切实解决日常存在的痛点，而非增添工作负担之时，制度得以被持续遵循以及优化。为制度寻觅坐标，属于方法论；使制度被人喜爱且乐意遵守，才是终极目标。

是否在你所在的公司之中，存在着某一条制度致使你陷入抓狂的状态，又或者有过某次由于制度相互冲突而遭受损失的经历呢？将你所经历的故事讲述出来，大家一同探究是否能够把它转变成为一项带有“坐标”的规则 。

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